Enhver projektleder har oplevet et projekt eller to fejle, ofte med ganske bekostelige konsekvenser. Der kan være mange grunde til at planen skrider, men du kan nemt minimere risikoen ved at lave et godt forprojekt.
Du kender eksemplerne fra det offentlige. Store projekter bliver sat i gang med pomp og pragt for senere at trække i langdrag eller blive nedlagt uden løsning. Det samme gælder i det private. Her fejler projekterne lige så tit med lige så store økonomiske omkostninger.
Men hvorfor skrider et projekt?
Det sker som regel, fordi størstedelen af projektets grundlæggende beslutninger bliver truffet, inden kontrakten underskrives. Altså før man kan danne erfaringer og teste. Før man ved, om samarbejdet fungerer. Ja, endda før man ved, om løsningen vil fungere i praksis.
Forprojektet sikrer en god, budgetvenlig løsning
Når et projekt går galt, kan det ofte spores tilbage til, hvordan projektet er defineret. Er der opsat et klart slutmål? Er der forventningsafstemt i forhold til kvalitet, tid og pris? Og er løsningen på det givne problem overhovedet den rigtige?
Med et forprojekt kan du teste din løsningsmodel og se om den fungerer. Du får samtidig konkret viden om projektets forventede omfang, uden at det koster dig en herregård.
Fordi forprojektet er i lille skala, er det nemt at foretage ændringer, teste og blive klogere, inden du sætter alle sejl til og går i gang med det store projekt. Du imødegår tekniske og kompetencemæssige problemer og afslører uforudsete forhindringer, inden de udvikler sig til omkostningstunge drivankre.
Med resultaterne fra forprojektet i hånden er det derfor meget nemmere at definere det fulde projekt, både i forhold til faktiske løsningsspecifikationer, teknologiafstemning og det forventede ressourceforbrug.
Forprojektet gør derfor ikke bare projektet mere omkostningseffektivt, det giver også et langt bedre slutprodukt.
En fælles rettesnor fastholder fokus
Når I har valgt en løsningsmodel og sat det store projekt i gang, rammer hverdagen. Det kan være fristende at falde tilbage til ”sådan gjorde vi sidst” eller ”det er nemmere at producere på den hermåde”, men det er netop der, tingene ofte skrider.
Derfor er det godt at have gennemført et forprojekt.
Når det faktiske projekt går i gang, og tingene pludselig drejer af sporet, kan du nemlig gå tilbage og finde baggrunden for jeres beslutninger.
Med forprojektets konklusioner in mente kan du altså spørge: ”Det blev besluttet, at vi skulle gøre sådan her, fordi sådan og sådan – er der en god grund til at ændre det?”
På den måde bliver forprojektet en fælles rettesnor, alle stakeholdere kan vende tilbage til, når selve projektet løber af stablen. Det bliver en guide, som hjælper med at fastholde fokus på den gode løsning, og et koncept I kan referere tilbage til, når I skal tage løbende beslutninger om kvalitet, funktionalitet og arbejdsproces.
Test samarbejdet
Et godt projekt handler i bund og grund om et godt samarbejde. Hvis der ikke er styr på projektet, giver det problemer og dårlig stemning. Og omvendt: Hvis samarbejdet ikke fungerer, opstår der problemer, og projektet fejler.
Forprojektet er selvfølgelig primært en teknisk test, men det er også en test af samarbejdet; en mulighed for at føle hinanden på tænderne, uden at hverken den ene eller den anden part har bundet sig til en lang kontrakt.
Når du tester samarbejdet i et forprojekt, får du ikke bare indsigt i, hvordan du og din leverandør bedst kommunikerer med hinanden. Du lærer samtidig, hvordan I bedst kan sætte hinandens kompetencer i spil.
Et projekt lykkes nemlig allerbedst, hvis du og din leverandør formår at supplere hinanden og komme med forskellige faglige indspark.
