Varje projektledare har upplevt ett projekt eller två som misslyckas, ofta med ganska kostsamma konsekvenser. Det kan finnas många anledningar till att planen spårar ur, men du kan lätt minimera risken genom att göra en bra förstudie.
Du känner säkert igen exemplen från den offentliga sektorn. Stora projekt startas upp med pompa och ståt för att senare dra ut på tiden eller läggas ned utan någon lösning. Detsamma gäller för den privata sektorn. Där misslyckas projekten lika ofta med lika stora ekonomiska kostnader.
Men varför spårar ett projekt ur?
Det sker vanligtvis för att majoriteten av projektets grundläggande beslut fattats innan kontraktet signeras. Alltså innan man kan skapa erfarenheter och testa. Innan man vet om samarbetet fungerar. Ja, rentav innan man vet om lösningen kommer att fungera i praktiken.
Förstudien säkerställer en bra och budgetvänlig lösning
När ett projekt går fel, kan det ofta spåras tillbaka till hur projektet har definierats. Finns det ett tydligt slutmål? Har förväntningarna stämts av gällande kvalitet, tid och kostnad? Och är lösningen på det givna problemet ens den rätta?
Med en förstudie kan du testa lösningsmodellen och se om den fungerar. Samtidigt får du konkret kunskap om projektets förväntade omfattning utan att det kostar dig en förmögenhet.
Eftersom förstudien är i liten skala, är det lätt att göra ändringar, testa och bli klokare innan du sätter alla segel till och startar det stora projektet. Du möter tekniska och kompetensmässiga problem och upptäcker oförutsedda hinder innan de utvecklas till kostsamma drivankare.
Med resultaten från förstudien i handen är det därför mycket enklare att definiera det fullständiga projektet, både vad gäller faktiska lösningsspecifikationer, teknikavstämning och den förväntade resursförbrukningen.
Förstudien gör därför inte bara projektet mer kostnadseffektivt, den ger också en mycket bättre slutprodukt.
En gemensam riktlinje bibehåller fokus
När ni väl har valt en lösningsmodell och startat det stora projektet, slår vardagen till. Det kan vara frestande att falla tillbaka till "så här gjorde vi sist" eller "det är enklare att producera på det här sättet", men det är just där saker och ting ofta går fel.
Därför är det bra att ha genomfört en förstudie.
När själva projektet startar och saker och ting plötsligt spårar ur kan du gå tillbaka och hitta bakgrunden till dina beslut.
Med slutsatserna från förstudien i åtanke kan du alltså fråga: "Det beslutades att vi skulle göra så här, på grund av X och Y - finns det en bra anledning att ändra det?"
På så sätt blir förstudien en gemensam riktlinje som alla intressenter kan vända sig tillbaka till när själva projektet drar igång. Den blir en vägvisare som hjälper till att bibehålla fokus på den goda lösningen, och ett koncept som du kan referera tillbaka till när du ska fatta löpande beslut om kvalitet, funktionalitet och arbetsprocess.
Testa samarbetet
Ett bra projekt handlar i grunden om ett gott samarbete. Om projektet inte är under kontroll skapar det problem och dålig stämning. Och vice versa: om samarbetet inte fungerar uppstår problem och projektet misslyckas.
Förstudien är naturligtvis främst en teknisk test, men det är också en test av samarbetet; en möjlighet att lära känna varandra, utan att någon av parterna har bundit upp sig på ett långt kontrakt.
När du testar samarbetet i en förstudie, får du inte bara insikt i hur du och din leverantör bäst kommunicerar med varandra. Du lär dig också hur ni bäst kan utnyttja varandras kompetenser.
Ett projekt lyckas nämligen allra bäst om du och din leverantör lyckas komplettera varandra och bidra med olika yrkesmässiga inslag.
